Flexibles Arbeiten wird immer beliebter. Das Smartphone wird im Handumdrehen zum mobilen Büro. E-Mails verfassen, Dokumente erstellen, Präsentationen bearbeiten oder Team-Meetings abhalten – dafür muss niemand mehr in stickigen Büroräumen sitzen. Clevere Office-Helden machen es sich noch leichter und nutzen Apps, die den Workflow verbessern und noch mehr Freizeit bescheren.

E-Mail-Programm ist ein Muss

Was wäre ein Büro ohne täglichen E-Mail-Verkehr? Wer am PC sitzt, hat dort meist einen Desktop-Client installiert. Für das Smartphone gibt es diese komfortable Lösung auch. Microsoft bietet beispielsweise eine eigene App-Anwendung für den E-Mail-Verkehr, die sich sogar bequem auf dem Startbildschirm an die gewünschte Position schieben lässt.

Um sich gegen Spam oder Trojaner in den E-Mail-Anhängen abzusichern, sollten auf dem Smartphone Schutzprogramme nicht fehlen. Office 365 Email Security bietet beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails zu verfolgen, zu scannen, sie vorzusortieren oder in einem festgelegten Speicherplan in einer Cloud abzusichern. Backup Office 365 Mailbox könnte das Rückgrat eines jeden Unternehmens, das Sicherheitsnetz, sein, wenn Hackerangriffe doch erfolgreich verliefen und Cyberterroristen wertvolle E-Mail-Inhalte gelöscht haben.

Dokumente erstellen: Auch dafür gibt es clevere App-Lösungen

Die meisten modernen Smartphones bieten auch die Möglichkeit, Dokumente wie Word oder Excel zu erstellen und zu bearbeiten. Mit den App-Lösungen klappt es noch leichter. Zur Auswahl stehen nicht nur Apps wie Word oder Excel, sondern auch zahlreiche intelligente Lösungen im App Store. Wer Google nutzt, kann sich beispielsweise die Anwendung „Google Präsentationen“ herunterladen und zahlreiche intelligente Tools und Vorlagen für die Aufbereitung seiner Informationen nutzen.

Auch die App „Keynote“ oder „Microsoft PowerPoint“ unterstützen bei der mobilen Präsentationsgestaltung. Wer möchte, kann die unscheinbaren Blätter optisch aufwerten und auf Apps mit Templates zurückgreifen. „Canva“ ist nicht nur eine gelungene Anwendung für Design-Spezialisten, sondern auch für alle, die effizienter arbeiten möchten. Hier gibt es beispielsweise unter dem Menüpunkt „Präsentationen“ zahlreiche Vorlagen, die sich individuell ergänzen bzw. in ihrer farblichen Zusammensetzung variieren lassen.

Marketing über das Handy: Flowdesk macht werbewirksamen E-Mail-Versand zum Kinderspiel

Zahlreiche Unternehmen haben das E-Mail-Marketing (wieder) für sich und ihren Erfolgsweg zur Kundengewinnung entdeckt. Statt Flipcharts im Büro zu bearbeiten oder sich den Kopf am Schreibtisch über neue Marketingmaßnahmen zu zerbrechen, geht es mit dem Smartphone viel leichter. Notwendig dafür ist lediglich das richtige Tool. Flowdesk ist eine App-Anwendung, die international schon längst für professionelles Projektmanagement genutzt wird.

Flowdesk bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, einen Werkzeugkasten für das Projektmanagement und regelmäßige Analysen des Arbeitsablaufs. Es ist in der Lage, mithilfe fortschrittlicher Technologien Aufgaben automatisch zu organisieren. Darüber hinaus können Benutzer auch benutzerspezifische Dashboards anpassen, um den Fortschritt zu überwachen und Kontakte zu verwalten.

Mit wenigen Klicks lassen sich darüber sämtliche E-Mail-Funnel im Voraus planen und automatisieren. Abhängig von der Anzahl der zu verschickenden Nachrichten und des Verteilers, kann die Einrichtung eines Funnels mehrere Stunden dauern. Der Aufwand lohnt sich jedoch schnell, denn einmal richtig eingestellt, müssen sich Marketing-Experten nur noch um die Erfolgskontrolle kümmern.

Teamwork auf dem Smartphone: Mit Slack geht es auch ohne Büro Arbeitsplatz

Im Büro haben Kollegen die Möglichkeit, auf kurzen Wegen miteinander zu sprechen. Häufig sitzen sie nur wenige Meter am Schreibtisch voneinander entfernt, sodass Absprachen viel leichter sind. Was passiert, wenn plötzlich mobil gearbeitet wird und mir Teammitglieder nicht mehr im Büro begegnen?

Die Sorge, dass Arbeitsprozesse ineffizient werden und Absprachen nicht erfolgen können, ist unbegründet. Mit den richtigen Apps wird Team-Management zum Kinderspiel. Slack ist eine mobile Anwendung, die Projektverwaltung und Teamwork mit dem Smartphone und/oder Tablet zum Kinderspiel macht. Hier können Projektbeteiligte miteinander kommunizieren und über Bearbeitungsstatus und andere Themen auf dem Laufenden halten. Neben den Gruppenchats gibt es auch zahlreiche Automatisierungsfunktionen, sodass Projektbeteiligte beispielsweise bei einzelnen erreichten Meilensteinen oder ihnen zugewiesenen neuen Aufgaben informiert werden.