Die Flexibilität des Standorts ist einer der Vorteile der Telearbeit. Doch je mehr die Telearbeit zum Standard wird, desto größer wird die Sorge um die Datensicherheit. Von Mitarbeitern, die ungesicherte Wi-Fi-Netzwerke nutzen, bis hin zu Mitarbeitern, die vertrauliche Papiere an öffentliche Orte mitnehmen, hat die Telearbeit zusätzliche Sicherheitsaspekte für Unternehmen und ihre Daten mit sich gebracht.

Laut dem 2018 State of the Industry Report von Shred-It glauben 86 % der Führungskräfte, dass Remote-Mitarbeiter das Risiko eines Datenschutzverstoßes für ein Unternehmen erhöhen. Unternehmensleiter und ihre Mitarbeiter müssen gleichermaßen die Verantwortung dafür übernehmen, was sie tun können, um die Daten ihres Unternehmens zu schützen.

Zunächst sollten die Führungskräfte ihre Mitarbeiter über die Datensicherheit aufklären und ihnen erklären, dass jeder für den Schutz der Daten verantwortlich ist. Außerdem müssen sie bestimmte Praktiken und Verfahren einführen, die die Datensicherheit in ihrem Unternehmen erhöhen. Auch Fernarbeitskräfte müssen der Aufklärung über die Datensicherheit und sicheren Praktiken Priorität einräumen und sich dann zur Einhaltung dieser Maßnahmen verpflichten. Was können Unternehmen und ihre Fernarbeitskräfte also tun, um ihre Daten zu schützen? Hier sind sechs Möglichkeiten für den Anfang.

1. Erstellen Sie eine Cybersicherheitsrichtlinie

Der erste Schritt zum Schutz von Unternehmensdaten besteht darin, allen Mitarbeitern klar zu machen, dass Datensicherheit eine Priorität ist. Ob Sie es glauben oder nicht, einige Mitarbeiter sind sich vielleicht immer noch nicht bewusst, dass Datensicherheit etwas ist, worüber sie sich sowohl auf persönlicher als auch auf beruflicher Ebene Gedanken machen sollten.

Die Mitarbeiter gehen vielleicht davon aus, dass sie sich nicht um die Datensicherheit kümmern müssen, wenn sie nicht direkt mit Kundendaten arbeiten oder in der Unternehmenshierarchie nicht auf einer höheren Ebene angesiedelt sind. Unternehmen können nicht davon ausgehen, dass ihre Mitarbeiter etwas über Cybersicherheit oder ihre Rolle dabei wissen. Am besten beginnen Sie mit der Erstellung einer Cybersicherheitsrichtlinie. Fordern Sie alle neuen und bestehenden Mitarbeiter auf, die Richtlinie zu lesen und zu unterschreiben, unabhängig davon, ob sie im Außendienst arbeiten oder nicht.

Das Richtliniendokument sollte die Gründe für die Einführung einer Richtlinie erläutern und Details zu den verschiedenen Sicherheitsprotokollen enthalten, deren Einhaltung von den Mitarbeitern erwartet wird, sowie Angaben dazu, wie das Unternehmen sie bei der Einhaltung der Richtlinie unterstützt (z. B. welche Tools und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden), und eine Stelle, an der sich die Mitarbeiter zur Einhaltung der Richtlinie verpflichten.

Jeder im Unternehmen muss die Verantwortung für den Schutz der Daten des Arbeitgebers übernehmen, und durch eine festgelegte Richtlinie sind alle Mitarbeiter – ob sie nun per Fernzugriff arbeiten oder nicht – auf dem gleichen Stand, was die Erwartungen angeht.

2. Stellen Sie sicher, dass alle Internet-Verbindungen sicher sind

Die Verwendung eines ungesicherten Wi-Fi-Netzwerks ist die häufigste Art, Ihr Unternehmen einer Verletzung der Datensicherheit auszusetzen. Jeder weiß, dass man als Außendienstmitarbeiter hin und wieder das Haus verlassen muss, und die Verlockung eines Cafés in der Nähe – mit der Kameradschaft anderer Außendienstmitarbeiter und Ihrem Lieblingsheißgetränk – kann die perfekte Abwechslung sein. Das Letzte, was Sie tun wollen, ist, Ihren Mitarbeitern zu verbieten, dort zu arbeiten, wo sie sich am meisten angeregt und motiviert fühlen. In diesem Fall müssen die Außendienstmitarbeiter lediglich darüber aufgeklärt werden, wie sie dafür sorgen können, dass die Daten des Unternehmens sicher sind.

Die einfachste Lösung besteht darin, die Mitarbeiter zur Nutzung eines virtuellen privaten Netzwerks (VPN) zu verpflichten. Die Verwendung von VPNs vor der Anmeldung in öffentlichen Wi-Fi-Netzwerken verschlüsselt den Internetverkehr des Fernarbeiters und überwacht ihn auf Anzeichen einer Infektion. Remote-Mitarbeiter können immer noch aus dem Haus gehen, wenn sie sich isoliert fühlen, und Unternehmen können sicherstellen, dass ihre Daten sicher sind. Dabei ist es wichtig, dass sie einen billig VPN für Mac finden. Ein Hinweis zur Vorsicht: Nicht alle VPNs sind gleich. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen das richtige VPN verwendet, sollten Sie sich vergewissern, dass das von Ihnen verwendete VPN alle erforderlichen Faktoren abdeckt und nicht nur die letzte Meile verschlüsselt. Nachdem Sie sich für die gewünschten Standards entschieden haben, prüfen Sie den Ruf des Anbieters und führen Sie einen Kostenvergleich durch.

3. Achten Sie auf sichere und abwechslungsreiche Passwörter – und verwenden Sie einen Passwort-Manager

Die Sicherheit von Passwörtern ist eine weitere relativ einfache Möglichkeit, die Daten Ihres Unternehmens zu schützen. Viele Menschen scherzen über Passwortsicherheit und geben zu, dass sie von Gerät zu Gerät und von Programm zu Programm dasselbe Passwort verwenden, aber die Schulung von Fernarbeitern über Passwortschutz ist der Schlüssel zum Schutz der Daten Ihres Unternehmens.

Das Anbieten von Schulungen zur Passwortsicherheit kann ein weiterer Schritt in der Cybersecurity-Schulung für Mitarbeiter sein. Beginnen Sie mit den Grundlagen, wie man sichere Passwörter verwendet und warum es so wichtig ist, nicht immer wieder dasselbe zu verwenden.

Eine weitere Möglichkeit für Unternehmen und Mitarbeiter, dieses Risiko zu mindern, ist die Verwendung eines Passwortmanagers, der Passwörter nach dem Zufallsprinzip generiert und alle Passwörter sicher speichert. Dann müssen sich die Mitarbeiter nicht täglich an die verschiedenen Passwörter für die verschiedenen Programme erinnern, und die Unternehmensdaten bleiben sicher und unversehrt.

4. Verlassen Sie sich auf die Zwei-Faktoren-Authentifizierung

Viele Unternehmen gehen bei der Verwaltung ihrer Datensicherheit zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über. Diese Methode bestätigt die Identität eines Benutzers, indem sie zunächst einen Benutzernamen und ein Passwort sowie eine weitere Information verlangt, sei es die Antwort auf eine „geheime Frage“ oder vielleicht eine PIN, die an das Mobiltelefon geschickt wurde. Passwörter können oft kompromittiert oder gestohlen werden, aber mit 2FA ist es unwahrscheinlich, dass jemand auch die Antwort auf die zusätzliche Sicherheitsfrage oder eine PIN hat. Diese zusätzliche Sicherheitsebene kann den Mitarbeitern und ihren Unternehmen die Sicherheit geben, die sie im digitalen Zeitalter brauchen, in dem Passwörter einfach nicht mehr ausreichen.

Um noch einen Schritt weiter zu gehen, könnten Unternehmen zu einer Multi-Faktor-Authentifizierung übergehen, die eine zusätzliche Verifizierung erfordert, die biometrische Merkmale wie Netzhaut-, Stimm- oder Fingerabdruckerkennung umfassen könnte. Die Authentifizierung ist definitiv komplexer – und teurer – aber je nach dem Sicherheitsniveau, das ein Unternehmen benötigt, könnte sich dies lohnen.

5. Verschlüsselungssoftware verwenden

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Der Einsatz von Verschlüsselungssoftware ist eine weitere Möglichkeit für Unternehmen und ihre Mitarbeiter, sich zu schützen. Wenn das Gerät eines Mitarbeiters gestohlen wird oder verloren geht, können die Informationen auf diesem Gerät in die falschen Hände geraten und das Unternehmen Datenverletzungen und Schwachstellen aussetzen. Verschlüsselungssoftware kann die Unternehmensdaten schützen, indem sie unbefugten Nutzern dieser Geräte den Zugriff verwehrt.

Darüber hinaus sollten Unternehmen darauf achten, dass alle Programme, die zum Chatten, für E-Mails oder Anwendungen verwendet werden, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwenden. Beliebte Programme wie Microsoft Office und Adobe Acrobat beispielsweise können Dateien und Dokumente, die Ihre Außendienstmitarbeiter verwenden und mit Kollegen teilen, problemlos verschlüsseln.

6. Vergessen Sie nicht Firewalls, Antiviren-Software und Anti-Malware

Verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern, dass ihre Firewalls, Antivirensoftware und Anti-Malware auf allen Geräten – einschließlich Mobiltelefonen und Tablets – auf dem neuesten Stand sind, und zwar zusätzlich zu ihren Laptops. Unternehmen sollten auch die Möglichkeit in Betracht ziehen, Geräte aus der Ferne zu löschen, falls sie verloren gehen oder gestohlen werden. Plattformen für die Verwaltung mobiler Geräte können die meisten oder alle diese Dienste übernehmen, so dass Außendienstmitarbeiter ihre eigenen Geräte weiterhin nutzen können und gleichzeitig die Sicherheit der Unternehmensdaten gewährleistet ist.

Dies ist ein Beispiel dafür, dass ein Außendienstmitarbeiter möglicherweise die Unterstützung seines Arbeitgebers benötigt, um sicherzustellen, dass seine Geräte mit diesen Schutzmaßnahmen ausgestattet sind. Nicht alle Mitarbeiter verfügen über die gleichen technischen Kenntnisse, daher sollte jedes Unternehmen, das sich um seine Datensicherheit sorgt, bereit sein, technische Unterstützung anzubieten. Dies könnte bedeuten, dass sie Partnerschaften mit lokalen technischen Supportdiensten in der Nähe ihrer Mitarbeiter eingehen oder ein zentrales internes technisches Supportteam einrichten, das die Mitarbeiter durch die notwendigen Prozesse führt.

Fernarbeit muss die Datensicherheit nicht gefährden. Wenn die Fernmitarbeiter erst einmal geschult sind und diese Top-Cybersicherheitsverfahren implementiert sind, können sie schnell zu Standardverfahren werden, die jeder in einem Unternehmen mit Leichtigkeit befolgen kann – und jeder im Unternehmen kann sich sicher sein, dass er alles tut, um die Sicherheit der Daten seines Arbeitgebers zu schützen.